In einer CRM-Software liefert ein Dashboard für Ihren Vertrieb wichtige Informationen auf einen Blick und hält Sie über notwendige Kennzahlen und Fakten auf dem Laufenden: Hier können Sie schnell und einfach die wichtigsten Kennzahlen (KPI – Key Performance Indicator) sehen, die Ihre aktuelle Aufgabe betreffen. Die Vertriebsleitung, die operativen Abteilungen, einzelne Kundenbetreuer und andere Teammitglieder profitieren alle von der Verwendung von Vertriebs-Dashboards.
Die meisten Top-Vertriebsmitarbeiter verlassen sich im Tagesgeschäft auf ihr Vertriebs-Dashboard. Je nach Branche, Art des Vertriebs, Größe Ihres Unternehmens und Ihrer Rolle ist Ihr Dashboard möglicherweise nicht dasselbe wie das eines anderen Mitarbeiters in Ihrem Team. Und je nach den aktuellen Anreizen, den Angeboten des Unternehmens sowie den persönlichen und abteilungsspezifischen Zielen sind einige Kennzahlen in der einen Woche vielleicht notwendig, in der nächsten aber nicht.
Ihr Vertriebs-Dashboard ist ein effektives Mittel, um Ihre Verkäufe – und Ihre Ziele – zu organisieren und ständig zu aktualisieren. Unabhängig von Ihren persönlichen Bedürfnissen gibt es bestimmte Messgrößen, die immer relevant sind. Wie beim Armaturenbrett eines Autos wissen Sie ohne diese Datenpunkte nicht, wie es um Ihren Vertrieb bestellt ist, wie schnell Sie Ihre Ziele erreichen können oder ob Sie Ihren Vertriebsprozess beschleunigen (oder verlangsamen) müssen.
Vertriebsberichte und Vertriebs-Dashboard
Bestimmen Sie selbst, was Sie auf Ihrem Vertriebs-Dashboard sehen
Um einen Vertrag zu unterzeichnen, sind bei manchen Verkäufen mehrere lange Telefonate erforderlich. Bei anderen sind persönliche Treffen erforderlich. Der Abschluss eines 1-Millionen-Euro-Geschäfts kann mehr Pflege erfordern als bei kleineren Kunden, obwohl einige KMU-Besitzer auf die „Art und Weise, wie wir die Dinge schon immer gemacht haben“ fixiert sind und eine lange, personalisierte Customer Journey benötigen.
Ihr KPI-Dashboard wird auf Ihr Unternehmen und die Bedürfnisse Ihrer Kunden zugeschnitten sein. Ein Vertriebsleiter verwendet vielleicht ein „Won Deals Leaderboard“ auf seinem Dashboard, während für einen anderen Vertriebsleiter „Team Metrics Based on Total Pipeline“ relevanter sein könnte.
Um herauszufinden, welche Informationen in Ihrem Dashboard enthalten sein sollten, sollten Sie diese Fragen beantworten:
- Welche Datenpunkte und Metriken tauchen in Ihren Berichten am häufigsten auf?
- Gibt es Kennzahlen, die bei Besprechungen im Verkaufsteam und bei Einzelgesprächen mit Verkäufern regelmäßig überprüft oder als wichtiger angesehen werden als andere?
- Was haben Sie als Ihre wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) festgelegt?
- Haben Sie mehrere Vertriebsteams, z. B. einen Innen- und einen Außendienst?
Während Sie recherchieren und sich Beispiele für Dashboards ansehen, beginnen Sie damit, Ihr eigenes zu erstellen. Es ist wichtig, dass Ihr Dashboard umsetzbare Metriken enthält. Einige Datenpunkte werden offensichtlich sein, und wahrscheinlich wissen Sie bereits, welche Vertriebskennzahlen in Ihr persönliches Vertriebs-Dashboard aufgenommen werden müssen, aber achten Sie auch auf Ihre Berichte.
Ein Muss für jedes Kennzahlen-Dashboard ist die Möglichkeit, die Daten im laufenden Betrieb zu ändern. Ihr Vertriebsprozess und Ihr Dashboard werden sich höchstwahrscheinlich im Laufe der Zeit ändern. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Plattform Ihnen die Möglichkeit bietet, die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen, ohne die IT-Abteilung einzuschalten.
Erstellen Sie Ihr Vertriebs-Dashboard
Sie müssen in der Lage sein, die Anzeige der Kennzahlen auf Ihrem Dashboard schnell zu ändern, damit die wichtigsten Details im Vordergrund stehen und gut sichtbar sind. Dies gilt sowohl für Ihr Desktop-Dashboard als auch für Ihr mobiles Dashboard. Sie müssen die Kontrolle haben, und wenn das in Ihrer Vertriebsplattform nicht einfach zu bewerkstelligen ist, sollten Sie sich die Zeit nehmen, um zu lernen, wie Sie die Anzeige der Daten auf Ihrem Kennzahlen-Dashboard manipulieren können.
Der Aufbau eines Vertriebs-Dashboards erfordert Weitblick und Sachverstand
- Der Zweck des Dashboards
- Wer muss es sehen
- Wie oft wird es angezeigt
- Wie sieht es aus?
- Wie viele Daten sind enthalten?
- Der Zeitraum
- Welche Arten von Diagrammen sollen verwendet werden?
Diagramme können Skalen, Leader-Boards, Balkendiagramme, historische Trenddiagramme, Kuchendiagramme, Trichter, aufgezeichnete Punkte und eine Vielzahl anderer Optionen umfassen. Ihr Ziel ist es, relevante Informationen auf eine schnell verständliche Art und Weise anzuzeigen – und mithilfe Ihres CRMs sicherzustellen, dass Ihr Dashboard immer auf dem neuesten Stand ist, was besonders wichtig ist, wenn ein Vertriebsmitarbeiter außerhalb des Büros ist und sein mobiles Dashboard betrachtet.
Sie müssen in der Lage sein, die Anzeige der Kennzahlen auf Ihrem Vertriebs-Dashboard schnell zu ändern, damit die wichtigsten Details im Vordergrund stehen und gut sichtbar sind.
Integrieren Sie diese Vertriebskennzahlen in Ihr Dashboard
Dashboards sind am effektivsten, wenn sie Ihnen einen Überblick geben und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie auch die Details kennen. Vertriebsmitarbeiter und Vertriebsleiter müssen mit einer Reihe von Kennzahlen jonglieren, die das Gesamtbild betreffen, z.B.:
- Leistung des einzelnen Verkäufers
- Pipeline-Leistung
- Vorhersagen
- Die Konkurrenz Ihres Unternehmens
- Produktleistung
Vor diesem Hintergrund sollte das perfekte Vertriebs-Dashboard eine Kombination aus den folgenden 12 Kennzahlen enthalten.
Vertriebsberichte und Vertriebs-Dashboard
1.Leads nach Quelle
Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, woher Ihre Anfragen kommen. Kommen beispielsweise die meisten Ihrer Leads von Konferenzen, Messeständen, Webseiten-Demo-Anmeldungen oder von Empfehlungen? Anhand dieser Informationen können Sie klassifizieren, welche Leads Sie zuerst kontaktieren. Außerdem können Sie so feststellen, ob Sie Ihre Lead-Quellen diversifizieren müssen, damit Sie nicht nur von einer oder zwei Quellen abhängig sind.
2.Offene Aktivitäten (Anrufe, Demos, Besuche)
Betrachten Sie diese als Ihre To-do-Liste. Ihre offenen Aktivitäten sind die Aufgaben, um die Sie sich kümmern müssen, um bei Ihren Verkaufsbemühungen proaktiv zu bleiben. Es ist gut, offene Aktivitäten zu haben, aber wenn Sie zu viele haben, überprüfen Sie Ihren Zeitplan, um zu sehen, wo Sie Ihre Zeit effektiver nutzen könnten.
3.Offene Fälle
Ein Fall wird in der Regel eröffnet, wenn ein Kunde den Kontakt aufnimmt. Diese und offene Aktivitäten sollten als zeitkritisch behandelt werden. Achten Sie darauf, diese Fälle schnell abzuschließen, da dies die Kundenbindung verbessern kann.
Indem Sie auf Ihre aktiven Leads und deren Verhalten achten, können Sie zielgerichtete Kampagnen erstellen, die ihren Bedürfnissen entsprechen und letztendlich zu Abschlüssen führen.
Jochen Maier, Geschäftsführer summ-it Digitalberatung
4.
Offene Opportunities
Diese Opportunities sind Ihr Brot und Butter und bestimmen Ihre Gewinn-/Verlustquote. Nutzen Sie dies, um Ihre Leads zu verfolgen und zu delegieren, wenn Sie zu viele haben. Es ist an der Zeit, Ihre Pipeline zu erweitern, wenn Sie die Anzahl der offenen Opportunities erhöhen möchten.
5.Überfällige Opportunities
Vor allem bei Vertriebsmitarbeitern, die zu viel zu tun haben (was nicht ungewöhnlich ist), kommt es vor, dass überfällige Opportunities nicht bearbeitet werden. Ihr Ziel ist es, dies auf ein Minimum zu beschränken. Auch hier gilt: Wenn diese Kennzahl schneller ansteigt, als Ihnen lieb ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, diese Aufgabe an andere Mitarbeiter in Ihrem Büro zu delegieren. Sie können auch Ihren Trichter überwachen, um herauszufinden, warum diese Opportunities nicht zustande gekommen sind, und einen Weg finden, die Umwandlung von Leads zu erleichtern.
6.Geschlossene Opportunities
Sehen Sie auf einen Blick, wie viel Umsatz Ihre Verkäufe generiert haben. Diese Kennzahl ist besonders wichtig, wenn Ihre Verkaufsquote auf dem Umsatz basiert, und sie kann Ihnen helfen, die Provisionsziele im Auge zu behalten.
7.Sales Cycle
Die durchschnittliche Dauer oder Zeit, die ein Vertriebsmitarbeiter oder Ihr Team benötigt, um ein Geschäft abzuschließen, wird normalerweise in Tagen gemessen. Wenn Sie diesen Durchschnittswert mit dem Alter jeder Verkaufschance vergleichen, können Sie feststellen, ob sich Ihre aktuellen Verkaufschancen wie erwartet durch den Trichter bewegen.
8.
Sales Pipeline
Sehen Sie, in welchem Stadium sich jede offene Verkaufschance befindet und wie nah sie an einem Abschluss ist. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre Gespräche darauf abzustimmen, wo sich die Leads im Kaufprozess befinden, und um zu wissen, wann Sie lehren und wann Sie anpreisen sollten.
9.Verkäufe nach Abschlussdatum
Der Zeitpunkt eines Geschäftsabschlusses ist genauso wichtig wie sein Wert, wenn nicht sogar noch wichtiger: Die Vertriebsmitarbeiter haben monatliche und vierteljährliche Quoten, die Vertriebsleiter haben unternehmensweite Umsatzziele, und die Geschäftsführer erwarten so bald wie möglich ein starkes Wachstum.
Abschlusstermine helfen bei der Vorhersage und können Ihnen dabei helfen, Trends zu erkennen und abzuschätzen, wie lange die meisten Kunden für eine Umstellung brauchen.
10.Verhältnis von Neugeschäft und Upsell
Es ist einfacher und kosteneffizienter, an bestehende Kunden zu verkaufen als an neue Kunden. Als Vertriebsmitarbeiter müssen Sie ein Gleichgewicht zwischen neuen Geschäften und Upsells finden. Mit dieser Kennzahl bleiben Sie auf Kurs.
11.Win/loss Rate
Diese Zahl ist eine der grundlegendsten Kennzahlen für Verkäufer und gibt den Prozentsatz der gewonnenen/verlorenen Opportunities an. Unterdurchschnittliche Abschlussquoten deuten darauf hin, dass Nachforschungen angestellt werden müssen: Bleiben die Leads in Ihrem Trichter an der gleichen Stelle stecken? Vielleicht muss Ihre Ansprache angepasst werden, wenn Sie mit lauwarmen Leads sprechen, oder Ihre Übergabe von einem Marketing-qualifizierten Lead (MQL) zu einem Sales-qualifizierten Lead (SQL) sollte untersucht werden. Finden Sie zunächst heraus, was in Ihrer Branche ein akzeptabler Prozentsatz ist, und arbeiten Sie dann daran, diesen Prozentsatz regelmäßig zu erreichen – mit dem Ziel, die Messlatte höher zu legen.
12.Lücken im Portfolio
Anhand dieser Messung können Sie erkennen, wie sich Ihre Angebote im Vergleich zu den prognostizierten (oder idealisierten) Verkaufszahlen tatsächlich verkaufen. Wenn es eine Lücke gibt, muss eine Produktforschung durchgeführt werden, um herauszufinden, warum. Vertriebsmitarbeiter können den Weg weisen.
Ihr Vertriebs-Dashboard hilft bei der Steuerung Ihrer Verkäufe
Für die meisten Vertriebsmitarbeiter ist es von Vorteil, die oben erläuterten 12 Kennzahlen im Auge zu behalten. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Vertriebs-Dashboard liegt jedoch in der Betrachtung Ihrer Berichte, Ihrer persönlichen Vertriebsziele und der Anforderungen Ihres Unternehmens an Sie, um zu bestimmen, welche Kennzahlen für Ihre aktuellen Bedürfnisse am wichtigsten sind.
Der einfachste Weg, um in einer wettbewerbsintensiven Branche organisiert und proaktiv zu bleiben, ist ein Vertriebs-Dashboard. Ziehen Sie diese Kennzahlen in Betracht, untersuchen Sie, welche Daten für Ihren Erfolg am wichtigsten sind, studieren Sie Dashboard-Beispiele und erstellen Sie dann Ihr eigenes personalisiertes Dashboard. Während Sie Ihre Pipeline abarbeiten, sowohl am Schreibtisch als auch auf Ihren mobilen Geräten, wird Ihnen Ihr Dashboard helfen, Geschäfte schneller abzuschließen.
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